Zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen gemäss eCH-0160 haben das Kantonale Hochbauamt Thurgau und das Amt für Informatik Thurgau in Zusammenarbeit mit der ioLabs AG ein automatisiertes Archivierungstool entwickelt. Diese Lösung ermöglicht eine effiziente und gesetzeskonforme Archivierung baurelevanter Dokumente aus Microsoft SharePoint nach geltenden Standards. Teile der Lösung sind nun als Open-Source-Code verfügbar.
Behörden und öffentliche Agenturen in der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, ihre Daten gemäss dem E-Government-Standard eCH-0160 zu strukturieren und dem Staatsarchiv zu übergeben. Das Kantonale Hochbauamt Thurgau und das Amt für Informatik Thurgau standen vor der Aufgabe, ihre baubezogene Dokumentation aus Microsoft SharePoint effizient und standardkonform zu archivieren.
Um die strengen Anforderungen des Standards eCH-0160 zu erfüllen, hat ioLabs AG ein fortschrittliches automatisiertes Archivierungstool mit umfassenden Funktionen entwickelt.
Das Werkzeug ermöglicht den Import von Dateien aus verschiedenen Quellen und das Hinzufügen von Metadaten zu diesen Dateien, was eine vollständige und detaillierte Erfassung von Informationen gewährleistet. Obwohl Microsoft SharePoint als Hauptquelle dient, können weitere Datenanbieter leicht über verschiedene Konnektoren integriert werden. Dieser modulare Ansatz ermöglicht es Organisationen, die Dateneingaben an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Siehe ioSync
Über die reinen Daten hinaus zeichnet sich das Tool durch Metadatenextraktion aus, indem es die mit jeder Datei oder jedem Dokument verbundenen Metadaten sorgfältig liest und verarbeitet. Diese umfassende Metadatenverarbeitung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität, die effiziente Suche und das Abrufen sowie die Einhaltung von Archivierungsstandards.
Um die Langzeitarchivierung zu unterstützen und die Anforderungen des Schweizer Staatsarchivs zu erfüllen, führt das Tool eine Formatkonvertierung durch und wandelt Daten in definierte und unterstützte Formate um.
| Quell-Dateierweiterung | Ziel-Dateierweiterung(en) |
| csv | csv |
| dwg | dwg |
| crbx | e1s/ 01s |
| e1s | e1s/ 01s |
| ifc | ifc |
| indd | indd |
| jp2 | jp2 |
| jpeg | jpeg |
| jpg | jpg |
| avi | mp4 |
| flv | |
| mkv | |
| mov | |
| mp4 | |
| mpg | |
| webm | |
| wmv | |
| png | png |
| svg | |
| webp | |
| rvt | rvt |
| tif | tiff |
| bmp | |
| gif | |
| ico | |
| tiff | |
| txt | txt |
| xml | xml |
| Quell-Dateierweiterung | Ziel-Dateierweiterung(en) |
| 01s | PDF/A-2U |
| ai | |
| doc | |
| docm | |
| docx | |
| eml | |
| eps | |
| key | |
| msg | |
| numbers | |
| pages | |
| pps | |
| ppt | |
| pptm | |
| pptx | |
| psd | |
| rtf | |
| rtfd | |
| xls | |
| xlsm | |
| xlsx |
Das Tool generiert Submission Information Packages (SIP) in strikter Übereinstimmung mit den eCH-0160-Spezifikationen und unterstützt mehrere Ausgabedateien aus einer einzigen Eingabe. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Informationen erhalten bleiben und ordnungsgemäss für die Übergabe an das Staatsarchiv strukturiert sind, wobei komplexe Dokumente und Datensätze berücksichtigt werden.
Nach der Verarbeitung werden die archivierten Daten automatisch an den vorgesehenen Zielort hochgeladen durch automatisierten Upload an Zielorte. Während eine SharePoint-Sammlung als grundlegendes Ziel dient, ermöglicht die Systemarchitektur die Definition verschiedener Datenanbieter durch Implementierung verschiedener Ziel-Connectoren. Diese Flexibilität ermöglicht die Integration mit einer Vielzahl von Speicherlösungen und Archivierungssystemen.
Mit einer benutzerfreundlichen Administrationsoberfläche erleichtert das Tool:
Durch die Integration dieser robusten Funktionen bietet das automatisierte Archivierungstool eine umfassende Lösung, die nicht nur die strengen Anforderungen des eCH-0160-Standards erfüllt, sondern übertrifft. Es befähigt Behörden und Organisationen, ihre Datenarchivierungsprozesse effizient zu verwalten, Compliance sicherzustellen, die Datenintegrität zu erhöhen und die Langzeitbewahrung wichtiger Informationen zu erleichtern.
Durch die Implementierung dieser Lösung konnten das Kantonale Hochbauamt Thurgau und das Amt für Informatik Thurgau ihre Archivierungsprozesse erheblich optimieren. Die automatisierte, strukturierte Datenarchivierung erfüllt nun vollständig die Anforderungen des eCH-0160-Standards und erleichtert die Übergabe an das Staatsarchiv.
Teile des Projekts wurden als Open-Source-Code auf GitHub veröffentlicht und stehen der Community zur Mitarbeit zur Verfügung:
GitHub Repository: https://github.com/iolabs-ag/IoLabs.ECH0160
Das Projekt wurde mit der professionellen und koordinierten Unterstützung von Nicolas Graf, Inhaber und Geschäftsführer der GRAF FORM GmbH, erfolgreich realisiert. Nicolas Graf begleitet den Kanton Thurgau in seiner digitalen Transformation und setzt die erforderlichen Massnahmen um. Als innovativer Technologiepartner agierte die ioLabs AG. Die GRAF FORM GmbH leistete einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Entwicklung der Schnittstelle, indem sie als Bindeglied zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer die Entwicklung und Implementierung koordinierte. Dank ihres klaren Verständnisses der Kundenanforderungen hat die GRAF FORM GmbH massgeblich dazu beigetragen, dass das Projekt die Bedürfnisse des Kunden vollständig erfüllte.
Die Zusammenarbeit zwischen der GRAF FORM GmbH als Koordinator und ioLabs als Entwicklungspartner erwies sich als besonders fruchtbar und trug entscheidend zur Erfüllung aller fachlichen Anforderungen bei.
Mit dieser Lösung leisten wir einen bedeutenden Beitrag zur digitalen Zukunft der Schweizer Behörden. Wir laden die Open-Source-Community herzlich ein, sich an der Weiterentwicklung dieses wichtigen Projekts zu beteiligen. Gemeinsam können wir die Effizienz und Standardkonformität der Datenarchivierung weiter verbessern.
KundeAmt für Informatik Thurgau Hochbauamt Thurgau Staatsarchiv PartnerNicolas Graf, GRAF FORM GmbH CreditsioLabs AG |
TechnologieioFramework .Net Core Python C# MSSQL SignalR RabbitMQ Redis SMTP Microservices |