Nástroj pro automatizovanou archivaci dat založený na standardu eCH-0160

Úřady a veřejné agentury ve Švýcarsku jsou ze zákona povinny strukturovat svá data podle e-government standardu eCH-0160 a předat je státnímu archivu. Kantonální stavební úřad Thurgau a Úřad pro informatiku Thurgau čelily úkolu efektivně a standardně vyhovujícím způsobem archivovat svou stavební dokumentaci z platformy Microsoft SharePoint.

Aby splnila přísné požadavky standardu eCH-0160, vyvinula společnost ioLabs AG pokročilý automatizovaný archivační nástroj s rozsáhlými funkcemi.

Nástroj umožňuje importovat soubory z různých zdrojů a připojit k nim metadata, což zajišťuje úplné a detailní zachycení informací. Ačkoli Microsoft SharePoint slouží jako hlavní zdroj, další poskytovatelé dat mohou být snadno integrováni prostřednictvím různých konektorů. Tento modulární přístup umožňuje organizacím přizpůsobit datové vstupy svým specifickým potřebám. Viz ioSync

Kromě samotných dat se nástroj vyznačuje extrakcí metadat, tím že pečlivě čte a zpracovává metadata spojená s každým souborem nebo dokumentem. Toto komplexní zpracování metadat je zásadní pro udržení integrity dat, efektivní vyhledávání a načítání a zajištění souladu s archivačními standardy.

Aby podpořil dlouhodobé archivování a splnil požadavky Švýcarského státního archivu, nástroj provádí konverzi formátů a převádí data do definovaných a podporovaných formátů.

Klíčové funkce zahrnují:

• Konverze PDF/A-2U pro PDF: Převádí PDF do formátu vhodného pro dlouhodobé archivování, s podporou vlastního vkládání fontů pro zachování věrnosti dokumentu.
• Komplexní podpora dokumentů Office: Zpracovává téměř všechny soubory Office dokumentů, včetně formátů Microsoft Office, OpenOffice a Apple Office, aby bylo zajištěno bezproblémové archivování různých typů dokumentů.
• Konverze obrazových a video souborů: Podporuje konverzi téměř všech formátů obrazových a video souborů, zachovává multimediální obsah v přístupných a standardizovaných formátech.
• Podpora CAD souborů: Poskytuje podporu konverze pro běžné CAD soubory, řeší potřeby technických a inženýrských oddělení.
• Konverze založené na adresářích: Zpracovává scénáře, kde je jeden dokument reprezentován celou složkou, zajišťuje, že komplexní dokumenty s více komponentami jsou správně archivovány.
• Rozšiřitelné konvertorové rámce: Další konvertory mohou být snadno přidány implementací jednoduchého rozhraní, což umožňuje systému přizpůsobit se novým formátům a technologiím v průběhu času.

Úplný seznam podporovaných konverzí souborů:

Nástroj generuje Submission Information Packages (SIP) v přísném souladu se specifikacemi eCH-0160 a podporuje více výstupních souborů z jednoho vstupu. To zajišťuje, že všechny relevantní informace jsou zachovány a správně strukturovány pro předání státnímu archivu, přičemž zohledňuje složité dokumenty a datové sady.

Po zpracování jsou archivovaná data automaticky nahrána na určené cílové místo prostřednictvím automatického nahrávání na cílová místa. Zatímco kolekce SharePoint slouží jako základní cíl, architektura systému umožňuje definovat různé poskytovatele dat implementací různých cílových konektorů. Tato flexibilita umožňuje integraci s různými úložnými řešeními a archivačními systémy.

Díky uživatelsky přívětivému administračnímu rozhraní nástroj usnadňuje:

• Intuitivní správu projektů: Zjednodušuje nastavení a monitorování archivačních projektů, což je přístupné i uživatelům bez technických znalostí.
• Detailní archivační zprávy: Poskytuje komplexní zprávy o archivačním procesu, nabízí přehled o stavu, úspěšnosti a případných problémech, které vyžadují pozornost.
• Konfigurovatelná oznámení a spouštěče archivačního procesu: Umožňuje administrátorům nastavit automatická oznámení a spouštěče pro archivační proces, zvyšuje efektivitu pracovního toku a zajišťuje včasné archivování dat.
• Snadné přidání nových rozšíření a funkcí: Navrženo pro rozšiřitelnost, rozhraní umožňuje bezproblémovou integraci nových funkcionalit a přizpůsobení podle vývoje potřeb organizace.

Integrací těchto robustních funkcí nabízí automatizovaný archivační nástroj komplexní řešení, které nejen splňuje, ale překračuje přísné požadavky standardu eCH-0160. Umožňuje úřadům a organizacím efektivně řídit své archivační procesy, zajišťuje soulad, zvyšuje integritu dat a usnadňuje dlouhodobé uchování důležitých informací.

Výsledek

Implementací tohoto řešení mohly Kantonální stavební úřad Thurgau a Úřad pro informatiku Thurgau výrazně optimalizovat své archivační procesy. Automatizované, strukturované archivování dat nyní plně splňuje požadavky standardu eCH-0160 a usnadňuje předání státnímu archivu.

Open Source a spolupráce

Části projektu byly vydány jako open-source kód na GitHubu a jsou k dispozici komunitě pro spolupráci:

GitHub Repository: https://github.com/iolabs-ag/IoLabs.ECH0160

Spolupráce s GRAF FORM GmbH

Projekt se úspěšně dokončil díky profesionální a koordinované podpoře Nicolase Grafa, majitele a výkonného ředitele společnosti GRAF FORM GmbH. Nicolas Graf provází kanton Thurgau v jeho digitální transformaci a zavádí potřebná opatření. Inovativním technologickým partnerem byla společnost ioLabs AG. GRAF FORM GmbH hrála klíčovou roli ve vývoji rozhraní tím, že koordinovala vývoj a implementaci mezi zákazníkem a dodavatelem. Díky jasnému pochopení požadavků zákazníka zajistila, že projekt plně splnil jeho potřeby.

Spolupráce mezi GRAF FORM GmbH jako koordinátorem a ioLabs AG jako vývojovým partnerem byla velmi plodná a zásadně přispěla k naplnění všech odborných požadavků.

Závěr

S tímto řešením významně přispíváme k digitální budoucnosti švýcarských úřadů. Srdečně zveme open-source komunitu k účasti na dalším vývoji tohoto důležitého projektu. Společně můžeme dále zlepšovat efektivitu a standardní soulad v oblasti archivace dat.

Galerie